Egal wie die Übermittlung stattfindet, per E-Mail oder am Telefon, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Adressen verwenden und die Daten dem Gegenüber auch anvertraut werden dürfen.

Weiterleitung von Informationen

Erst prüfen, dann verteilen!

Bevor Sie sensible Daten weitergeben, sollten Sie kurz drei Schritte prüfen:

  • Besteht eine Rechtsgrundlage zur Weitergabe personenbezogener Daten?
    Zur Weitergabe personenbezogener Daten ist eine Rechtsgrundlage oder die Einwilligung der betroffenen Person erforderlich.

  • Kann ich der empfangenen Seite vertrauen? Darf sie die enthaltenen Informationen sehen?
    Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Adressaten verwenden. Weisen Sie gegebenenfalls darauf hin, dass die Daten vertraulich sind oder nicht weitergegeben werden dürfen.

  • Wohin gelangen die Informationen?
    Insbesondere beim unverschlüsselten Versand über das Internet sollten Sie sicher sein, dass die Daten nicht vertraulich sind. Aber auch beim Senden an Drucker, die nicht an Ihrem Arbeitsplatz stehen, müssen Sie sicherstellen, dass keine Einsichtnahme durch Unbefugte möglich ist.

Unter Umständen ist vor der Weitergabe das Einholen von Vertraulichkeitsverpflichtungen bzw. die Einwilligung der betroffenen Personen notwendig. Bei unverschlüsseltem E-Mail-Verkehr dürfen Sie nie vertrauliche Daten versenden. E-Mails sind wie Postkarten lesbar! Versenden Sie im Zweifelsfall Briefe.
Grundsatz:
  • "So wenig wie möglich, so viel wie nötig."
  • Geben Sie auch Ihre eigenen Daten nur im erforderlichen Umfang weiter.